Circolare n 188 Google_ Uso app terze-signed
Gentili Genitori e personale scolastico,
Premesso che:
- l’Istituto “E Santoni” utilizza Google Workspace for Education come piattaforma per la didattica e la comunicazione scolastica.
- I servizi offerti si distinguono in:
- Servizi principali: Gmail, Classroom, Drive, Meet, Calendar, utilizzati per l’attività didattica e amministrativa.
- Servizi aggiuntivi: YouTube, Google Maps, Blogger, Google Earth e altri, che Google mette a disposizione ma che non rientrano tra gli strumenti didattici essenziali.
- App di terze parti
- Base giuridica del trattamento
L’uso della piattaforma Google avviene nell’ambito dell’attività istituzionale della scuola e per l’esecuzione dei compiti di interesse pubblico, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR.
- Consenso per l’uso dei servizi aggiuntivi
Detto che la base giuridica del trattamento rimane l’interesse pubblico, Google impone, a partire dal primo marzo 2025, l’acquisizione del consenso dei genitori degli alunni con età inferiore ai 18 anni per l’uso dei servizi aggiuntivi.
- L’utilizzo della piattaforma Google Workspace for Education può portare alla divulgazione delle informazioni personali degli utenti. Google, responsabile del trattamento per conto della scuola, non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:
- Interfacciamento con applicazioni esterne. Google può comunicare le informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, nel caso che Google Workspace for Education si interfacci ad applicazioni esterne.
- Per l’elaborazione esterna. Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google, opportunamente nominati sub-responsabili del trattamento affinché li elaborino per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell’informativa sulla privacy di Google Workspace for Education e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.
- Inoltre, Google condivide pubblicamente e con i propri partner informazioni non personali, ad esempio le tendenze di utilizzo dei propri servizi.
A seguito di un’attenta valutazione effettuata con il DPO e con il consulente per la Privacy dell’Istituto, la scuola ha valutato di non abilitare l’accesso ai servizi aggiuntivi ai minorenni.
Pertanto, si comunica che gli alunni non hanno l’accesso alle app di terze parti (ad esempio, l’iscrizione ad un sito, l’accesso ad una app o ad aree riservate utilizzando l’account scolastico nome.cognome@e-santoni.org).
L’accesso è permesso solo attivando particolari permessi da parte dell’Istituto, con accettazione di clausole di responsabilità.
Ad oggi l’alunno potrà continuare ad utilizzare i consueti “Servizi principali” di Google Workspace (Classroom, Gmail, Calendar, Meet, Drive, Sites, Fogli, Jamboard, Keep, Presentazioni) ma non potrà accedere, con l’account Google fornito dalla scuola, ad app esterne utilizzate dalla scuola.
L’Istituto potrà procedere non appena possibile a verificare l’opportunità di svolgere un censimento dei servizi aggiuntivi per individuare, previo consenso del DPO e del consulente per la privacy di Istituto, quelli ritenuti strumenti assolutamente necessari per l’integrazione delle attività didattiche e formative al fine di consentirne l’eventuale accesso.
Si ricorda inoltre, che l’account scolastico è concesso dall’Istituto per il periodo di appartenenza, per un uso prettamente didattico e controllato, oltre tale periodo gli account saranno disattivati e rimossi senza possibilità di recupero.
Di seguito si riporta il link per prendere visione dell’informativa completa relativa a Google Workspace: https://trasparenza-pa.net/?codcli=SG18540&node=3073222
Per eventuali chiarimenti, potete contattare l’animatore digitale (cappucio@e-santoni.org).
Cordiali saluti,
Il Dirigente scolastico
Prof.ssa Francesca Napolitano
Personale scolastico